Trang chủ > Mẹo vặt công nghệ > Mẹo hay khi sử dụng Microsoft Word

Mẹo hay khi sử dụng Microsoft Word

Một vài mẹo hay khi sử dụng Word sau đây có thể giúp ích cho bạn trong công việc hằng ngày đấy. Cùng nhau tìm hiểu nào!

1. Tô đen theo vùng văn bản

Tô đen vùng văn bản - Cách sử dụng microsoft word

Tô đen vùng văn bản – Mẹo sử dụng microsoft word

Nếu bạn giữ phím Alt (phím Option trên Mac) đồng thời click và kéo chuột, một cái khung sẽ được tạo ra với tất cả các chữ nằm bên trong nó được chọn. Một cách để làm đẹp cũng như văn bản được rõ ràng hơn.

2. Word có thể đánh giá khá chính xác bài viết của bạn

Không những có khả năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp, Word còn có thể chấm điểm độ phức tạp trong văn bản. Ví dụ như việc kiểm tra xem bài viết của bạn có phù hợp với mức hiểu biết của từng loại người đọc khác nhau hay không. Phần mềm soạn thảo này sử dụng các bài kiểm tra ngôn ngữ như Flesh Reading Ease, chấm theo thang điểm 100 dựa trên số lượng từ ngữ, câu chữ. Điểm càng cao có nghĩa là bài viết càng dễ hiểu. Theo tài liệu của Office, điểm chuẩn là từ 60 – 70 điểm.

Đánh giá bài viết - Mẹo sử dụng microsoft word

Đánh giá bài viết – Mẹo sử dụng microsoft word

Ngoài ra, Word còn hỗ trợ thêm bài kiểm tra Flesh-Kincaid Grade Level, bài kiểm tra này chấm điểm theo độ khó của Mỹ (điểm chuẩn vào tầm 7.0 – 8.0).

Để sử dụng được chức năng này, bạn vào phần Option => Proofing. Đánh dấu check vào 2 ô “Check Grammar with Spelling” và “Show Readability Statistics” (với Mac: Word => Preferences => Spelling and Grammar). Giờ đây, mỗi khi kiểm tra chính tả trên một đoạn văn bản, một hộp thoại pop-up sẽ hiển thị điểm số của bạn.

3. Thêm máy tính vào Word

Đôi lúc bạn cần phải thực hiện một vàiphép toán ngay trong Word nhưng lại lười, không muốn bật Calculator của Windows lên, và lại càng ngại đi lấy chiếc máy tính bỏ túi đã vứt ở đâu đó. Khi ấy, bạn chỉ cần thêm vào 1 chiếc máy tính cho Word.

Thêm máy tính vào Word - Mẹo sử dụng microsoft Word

Thêm máy tính vào Word – Mẹo sử dụng microsoft Word

Cách làm: Trong Word, vào File => Options => Quick Access Toolbar, đổi thành All Commands và click vào Calculate Command. Sau đó bạn sẽ thấy một vòng tròn màu xám hiện lên trên cùng cửa sổ Word. Giờ đây, nếu bạn bôi đen 1 phép toán trong văn bản của bạn và click vào vòng tròn đó, câu trả lời sẽ hiện ra ở phía dưới cùng màn hình.

Hiện chức năng này vẫn chưa có trên Mac.

4. Tự động tạo ra các đoạn text vô nghĩa

Tự động tạo các đoạn text vô nghĩa - Mẹo sử dụng microsoft Word

Tự động tạo các đoạn text vô nghĩa – Mẹo sử dụng microsoft Word

Nếu bạn chỉ muốn thêm vào các đoạn chữ không liên quan vào văn bản, Word sẽ giúp bạn. Có một bộ generator tự động mang tên Lorem Ipsum cho phép bạn tạo ra một lượng lớn kí tự Latin vô nghĩa.

Chỉ cần gõ =lorem(p,l) sau đó thay “p” bằng số đoạn văn và “l” bằng số câu trong đoạn văn mà bạn muốn. Để con trỏ ở cuối câu lệnh và nhấn Enter. VD, bạn muốn tạo 3 đọan text vô nghĩa , mỗi dòng có 4 câu, bạn sẽ viết : =lorem(3, 4)

Ngoài ra bạn có thể gõ =rand(p,l) để tạo ra các đoạn văn có sẵn từ Office. Cách dùng tương tự như hàm lorem.

Ở trên Mac, chỉ có lệnh rand thực hiện được, nó sẽ lặp đi lặp lại câu “The quick brown fox jumps over the lazy dog.”

5. Di chuyển con trỏ đến những nơi vừa sửa

Di chuyển con trỏ chuột đến những nơi vừa sửa - Mẹo sử dụng microsoft Word

Di chuyển con trỏ chuột đến những nơi vừa sửa – Mẹo sử dụng microsoft Word

Bạn ấn tổ hợp phím Shift-F5 để có thể đưa con trỏ trở lại những nơi bạn vừa sửa. Mẹo này thậm chí có thể lưu được những thông tin khi bạn mở lại 1 file Word trước đó.

6. Tô đen toàn bộ câu với 1 cú click

Tô đen toàn bộ câu với 1 cú click - Mẹo sử dụng microsoft Word

Tô đen toàn bộ câu với 1 cú click – Mẹo sử dụng microsoft Word

Việc click và kéo để bôi đen khi bạn phải sửa nhiều thật là mệt mỏi, nhàm chán. Tuy nhiên bạn không cần làm điều đó. Giữ phím Ctrl (với Mac là phím Command) và click vào bất kì từ nào, Word sẽ tô đen toàn bộ câu chứa từ đó. Việc sửa văn bản sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

7. Auto-update ngày và giờ

Nếu bạn có một văn bản như thư từ chẳng hạn, muốn mở đi mở lại để edit một vài thông tin quan trọng trong đó, một mẹo nhỏ là hãy để Word cập nhật thời gian tự động.

Auto-update ngày và giờ - Mẹo hay khi sử dụng Word

Auto-update ngày và giờ

Dưới thẻ Insert trên thanh ribbon, click vào nút Date & Time và một cửa sổ pop-up sẽ hiện ra. Click vào định dạng thời gian mà bạn muốn => click vào “Update automatically” ở góc dưới bên phải. Giờ thì ngày giờ trong văn bản sẽ được update mỗi khi bạn mở (hoặc in) chúng. Tương tự ở Mac, bạn vào Insert => Date and Time.

8. Viết các đoạn text ở bất cứ đâu

Viết các đoạn text ở bất cứ đâu - Mẹo sử dụng microsoft Word

Viết các đoạn text ở bất cứ đâu – Mẹo sử dụng microsoft Word

Bạn có thể dùng Word như một chiếc bảng trắng và dễ dàng đặt các đoạn text ở mọi nơi trong trang. Chỉ cần double-click vào một điểm tùy ý trên trang và Word sẽ cho phép bạn type ở đó. Nếu bạn muốn làm một nhà thơ mới, hẳn là chức năng này rất thú vị.

9. Dễ dàng thay đổi cách viết hoa

Bạn có thể thay đổi nhanh chóng cách viết hoa của bất kì đoạn text nào với chỉ 1 cú click: chuyển đổi thành viết thường, viết hoa đầu câu, viết hoa toàn bộ hoặc viết hoa ngược.

Dễ dàng thay đổi cách viết hoa - Mẹo sử dụng microsoft Word

Dễ dàng thay đổi cách viết hoa – Mẹo sử dụng microsoft Word

Đầu tiên, bôi đen đoạn text bạn muốn sửa đổi. Với PC, vào Tab Home, click vào menu kéo xuống “Aa” nằm gần menu Font/Size. Trên Mac, tùy chọn này có ở Format => Change case.

Ngoài ra, bạn có thể dùng tổ hợp phím Shift+F3 để làm điều này.

10. Chuyển đổi sang định dạng PDF và HTML

Word có thể chuyển đổi văn bản của bạn thành file PDF hoặc HTML. Khi “save as” file, bạn sẽ thấy 1 menu kéo xuống “Save as type” cung cấp 1 loạt các tùy chọn bao gồm cả PDF và Web Page.

Chuyển đổi sang định dạng PDF và HTML - Mẹo sử dụng microsoft Word

Chuyển đổi sang định dạng PDF và HTML – Mẹo sử dụng microsoft Word

Lưu ý rằng chức năng save thành Web Page có thể bao gồm rất nhiều các đoạn mã phụ ở trong đó. Mặc dù không ảnh hưởng đến trang web nhưng có thể sẽ khiến bạn khó khăn một chút khi muốn sửa đổi một chút code trong đó. Một lựa chọn khác đó là sử dụng các trang convert miễn phí từ Word sang Clean HTML – tạo các code HTML dựa trên text được copy paste trực tiếp từ Word.

11. Đổi Format và Style

Đổi Format và Style - Mẹo sử dụng Microsoft Word

Đổi Format và Style – Mẹo sử dụng Microsoft Word

Một điều thú vị khi làm việc với chức năng Replace là bạn có thể tùy chọn định dạng thay thế. Ví dụ, nếu bạn muốn chuyển toàn bộ các đoạn chữ xanh thành màu tím, vào Find => Advanced Find => More => vào menu Format => Font rồi chọn màu xanh. Sau đó làm tương tự với Replace with và chọn màu tím. Sau cùng click vào Replace All. Còn rất nhiều thứ mà bạn có thể sửa như lề, font và khoảng cách giữa các dòng.

12. Hiện các kí tự ẩn

Nếu bạn đang làm việc với một văn bản phức tạp với các style, cột, định dạng khác nhau, bạn có thể thấy có gì đó hơi khó nhìn. Cách tốt nhất để nhìn rõ là làm hiện lên những kí tự ẩn như tab, space. Để bật hoặc tắt chức năng này bạn ấn tổ hợp phím Ctrl-Shift-8 (trên Mac là Command-8).

Hiện các ký tự ẩn - Mẹo sử dụng Microsoft Word

Hiện các ký tự ẩn – Mẹo sử dụng Microsoft Word

 

Bình luận